Para quién es esta página
Servicio profesional privado. Exactitud Fiscal no es una Administración pública ni una sede electrónica.
Esta página es para la persona física de alta como autónomo, en estimación directa simplificada, sin trabajadores y con pocas facturas al mes: entre ninguna y quince. Dice qué libros registro le exige la norma, qué tiene que constar en cada uno y cuándo hay que tenerlos escritos.
No dice cómo resolver lo que exige criterio: si un gasto es deducible, o si lo es una cuota de IVA soportada.
Los libros que le corresponden
La obligación está en el art. 68 del Reglamento del IRPF, aprobado por Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, apartados 3, 4 y 5. El número de libros depende de si su actividad es empresarial o profesional.
| Libro registro | Quién lo lleva |
|---|---|
| Ventas e ingresos | Actividad empresarial y actividad profesional |
| Compras y gastos | Actividad empresarial y actividad profesional |
| Bienes de inversión | Actividad empresarial y actividad profesional |
| Provisiones de fondos y suplidos | Solo actividad profesional |
Son tres libros si la actividad es empresarial no mercantil y cuatro si es profesional: el cuarto recoge las cantidades que usted recibe del cliente para pagar gastos en su nombre y los que paga por cuenta de él.
Qué tiene que constar en cada libro
El contenido no es libre. Las columnas están tasadas en los arts. 2 a 6 de la Orden HAC/773/2019, de 28 de junio, y el libro de compras y gastos exige además una columna que a casi nadie se le ocurre por sí solo: el importe considerado gasto a efectos del IRPF (art. 3.f) de esa misma Orden), que no siempre coincide con el total de la factura.
Esa columna explica el error más frecuente de este perfil. El total de una factura recibida y el gasto que usted puede llevar al IRPF son dos cifras distintas cuando la cuota de IVA soportada no es deducible, y el libro pide las dos por separado.
Cuándo hay que tenerlos escritos
Los libros no son un documento de fin de año.
| Regla | Norma |
|---|---|
| Los libros se totalizan, en todo caso, por trimestres y años naturales | Art. 9.1 de la Orden HAC/773/2019, de 28 de junio |
| Cada anotación debe estar hecha antes de que venza el plazo del pago fraccionado del trimestre al que corresponde | Art. 10 de la misma Orden |
Dicho de otro modo: el libro tiene que estar cerrado y sumado antes de presentar el modelo 130, no después. Un libro reconstruido en junio para un trimestre de enero incumple el art. 10 aunque las cifras acaben siendo correctas.
Lo que la norma no le exige
Tres cosas que se dan por obligatorias y no lo son para este perfil:
- Un programa de contabilidad. La Orden HAC/773/2019 fija columnas y plazos, no soporte. Un cuaderno ordenado o una hoja de cálculo bien llevada cumplen si contienen lo que el artículo pide y se totalizan cuando toca.
- Facturar con un programa. Quien expide sus facturas a mano, con talonario o con un procesador de textos sin tratamiento de datos no queda dentro del ámbito del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (art. 1.2), según la información publicada por la Agencia Tributaria en su sede electrónica. Eso puede cambiar para usted antes del 1 de julio de 2027 si pasa a usar programa, y es una decisión aparte de la de los libros.
- Contabilidad ajustada al Código de Comercio.
Lo que sí tiene consecuencia es no llevarlos. La falta de llevanza de los libros exigidos por la normativa tributaria está tipificada en el art. 200.3 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, con multa del 1 % de la cifra de negocios y un mínimo de 600 €. La omisión o inexactitud de anotaciones tiene sanción propia y distinta de la anterior. Las sanciones admiten las reducciones del art. 188 de la misma Ley, en los términos de ese precepto.
Lo que suele fallar, y no es el soporte
En los libros de este perfil el problema casi nunca es el programa. Es otra cosa, y se repite:
| Lo que falla | Por qué importa |
|---|---|
| La fecha | Determina el trimestre, y con él el modelo 303 y el 130 en los que entra el apunte |
| La numeración correlativa | Un hueco o un número repetido en la serie es una anotación inexacta a efectos del art. 200 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria |
| El IVA soportado que no se puede deducir | Obliga a rellenar distinto la columna del art. 3.f) de la Orden HAC/773/2019 |
| El apunte del trimestre a cero | Un trimestre sin ventas también se totaliza (art. 9.1 de la Orden) |
Lo que la Agencia Tributaria ya le da
La Agencia Tributaria publica en su sede electrónica una plantilla de libros registro en soporte electrónico, gratuita, y dos servicios que leen ese fichero: Pre303 y Pre130 importan los libros registro en formato electrónico normalizado y rellenan con ellos parte de la declaración. Si usted lleva sus libros con esa plantilla y sabe usarlos, no necesita pagar a nadie para esa parte.
El paso anterior es el que no está resuelto: tener el fichero. Quien factura con talonario o en un documento de texto no tiene libro normalizado que importar.
Qué hacer ahora
Si quiere ver qué libros y qué modelos le corresponden según su encuadre, y llevarse el libro registro del trimestre en un fichero CSV con las columnas de la Orden HAC/773/2019 totalizado por trimestre, use la herramienta de la casa. Calcula en su navegador y no envía nada a ningún sitio.
Si prefiere que los libros los llevemos y los cuadremos nosotros, y que los modelos se presenten con ellos delante, pida un estudio de su caso. Se dimensiona con su volumen documental real y el precio consta por escrito antes de empezar.
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